Petite entreprise : le guide pour gérer votre comptabilité

La transformation digitale du droit en est a ses prémices en ce qui concerne l’eco-système juridique même si certaines ouvertures au progrès virtuel ont fait leur preuves comme l’atteste le site web « mon avocat.fr » crée en 2014 par Charles Passereau. Un an plus tard, le salon des légal tech faisait son apparition afin de rassembler tous les promoteurs de nouvelles émergences nécessaires et désormais indispensables au domaine du droit afin de faire avancer ce secteur d’activité et ne pas rater les opportunités et avancées technologiques. Cela a été pleinement bénéfique du coté de la sphère comptable ou la révolution numérique est pleinement achevée et maîtrisée mettant en avant l’accessibilité et la disponibilité d’experts en un tour de main grâce à Internet.

Dorénavant, développer des appétences dans le domaine des études comptables ne relève pas seulement d’un goût en faveur des chiffres, statistiques et audit, mais il faut être un véritable geek tel un professionnel de l’informatique capable de manipuler logiciels et outils de simplification des données pour une analyse perfectionnée. Sans pour autant devenir ingénieur des technologies et de la communication pour apprécier et décliner opérationnellement les conséquences et impacts d’une solution des systèmes, le métier d’expert comptable nécessite un accompagnement vers la digitalisation de ses outils d’appréciation des données. Les grands chantiers d’évolution, de numérisation et de refonte doivent alors créer une véritable dynamique soit une valeur ajoutée pour valoriser une profession experte de son métier pour conseiller toute entreprise sur sa gestion financière et comptable.

Pour mener à bien ces projets digitaux, ce sont de véritables passionnés tombés très tôt dans l’ère numérique qui créent des chantiers virtuels d’exception pour révolutionner les méthodes de travail. Il est urgent de se mettre à la page et pourquoi pas s’en remettre une fois de plus aux mains de Charles Passereau à cette adresse web https://www.charles-passereau.com qui, après avoir été reconnu et consacré après la diffusion de « mon-avocat.fr » et « cv-star » au service des entreprises, est maintenant promu dans la catégorie compta-tech du fait de son « guide des experts comptables » qui se trouve être une plateforme de mise en relation entre les besoins des acteurs entrepreneurs et comptables.

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Concevoir des outils collaboratifs d’envergure et autres business models de qualité est le leitmotiv de ce jeune et prometteur entrepreneur à succès animé par la volonté de répondre aux besoins socio-économiques des entreprises. Bien entendu cette propension à la simplification des démarches n’exempt pas tout entrepreneur de se soumettre à quelques obligations comptables inéluctables au code déontologique de la profession.

Disposer d’un compte en banque dédié à votre activité professionnelle

Une société dispose d’un statut juridique et de la personnalité morale. C’est-à-dire que c’est une entité à part entière dont le patrimoine ne peut être confondu avec celui d’une autre personne physique ou d’une autre société hormis certains statuts particuliers tels celui d’auto entrepreneurs ou dirigeant unique comme artisan ou libéral. En réalité, celui permet à la société, personne morale à part entière d’être autonome financièrement en disposant des moyens de paiements usuels pour effectuer des virements, régler des factures avec une carte bancaire, rédiger des titres de paiement etc

Il est conseillé d’évité toute confusion de patrimoine et cela est même strictement définit pour les sociétés à but lucratif commercial du fait de l’article article L.123-24 du Code de commerce qui stipule que : « tout commerçant est tenu de se faire ouvrir un compte dans un établissement de crédit ou dans un bureau de chèques postaux ». Les banques proposent alors des comptes professionnels dédiés avec des services adaptés et plus personnalisés.

Conserver tous les justificatifs d’achat et de dépense

Dès lors que l’entreprise commence une activité, elle est sujette à des encaissements et décaissements qui nécessitent l’établissement de factures. C’est une preuve comptable. Que ce soit pour justifier un achat ou une vente, cette note est établie lors d’une transaction entre professionnels ou lors d’échange entre particuliers. Elle est utile au contrôle fiscal.

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A cet effet :
• La législation fiscale prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société.
• Le code de commerce en son article article L123-22 mentionne que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Cet article doit être connu dès l’ouverture de l’entreprise « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans »

Bien entendu, il est possible de conserver des justificatifs d’achat bien au-delà de ce délai fiscal notamment en ce qui concerne les notes de frais d’investissements, de gros équipement dont la validité est valable indéfiniment auprès des assureurs.

Parfois même, cette note peut être conservée en simple souvenir. Il n’est pas rare de découvrir dans les musées d’anciennes exploitations, des notes mises sous cadre afin de valoriser la valeur des échanges et garder traces des nombreux échanges ou ceux de renommés.

Émettre des factures avec des mentions obligatoires

IL n’est pas aisé de savoir comment aborder la législation fiscale et commerciale au travers des codes dédiés à la réglementation des échanges. Pourtant des mentions sont obligatoires sont les notes de frais afin d’assurer leur validité. Certaines semblent naturelles comme l’identification de l’entreprise, l’identification du client, le numéro chronologique, la date, le détail des marchandises ou prestations facturées, le prix, la TVA applicable, le mode et délai de règlement…

D’autres sont plus spécifiques en fonction du statut de l’entreprise. Par exemple, les auto-entrepreneurs doivent indiquer qu’ils ne sont pas assujettis aux droits de TVA. En ce qui concerne les rapports entre professionnels, depuis Depuis le 1er janvier 2013, une nouvelle mention obligatoire a fait son apparition, celle de la pénalité forfaitaire de 40 euros désormais due au créancier pour tout paiement intervenu après la date d’échéance. Il n’est effectivement pas toujours simple d’être informé des nouvelles réglementations et autres spécificités. C’est pourquoi, il est recommandé d’utiliser des logiciels de comptabilités qui peuvent être mis à jour régulièrement.

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Tenir un livre de recettes et dépenses

Au-delà de la simple conservation des factures, c’est une réelle tenue d’un livre de recette et dépense qu’il convient de mettre en place dès le début de l’activité commerciale. Il est rédigé en français et fait référence à la monnaie européenne. L’enregistrement des recettes doit être effectué en respectant les principes suivants : l’enregistrement des opérations est quotidien, a chaque recette enregistrée correspond une ligne d’identité du client, la date et le mode de règlement, et le montant. Enfin, tout enregistrement figurant dans le livre doit faire référence à une pièce comptable qui le justifie d’où l’importance de conservation des factures précitées.

En ce qui concerne les achats, le registre n’est obligatoire que pour les micro-entrepreneurs dont la principale activité concerne la vente de marchandises, d’objets, de fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou de fourniture de prestations d’hébergement. Ce registre reprend annuellement le détail des achats en précisant le mode de règlement et les références des pièces comptables. Au-delà, les entreprises soumises au statut des BNC, le livre des recettes et des dépenses est tenu en respectant certaines règles à savoir un enregistrement quotidien des dépenses et recettes. A cet effet, un logiciel comptable aidera la mise en œuvre des procédés d’élaboration propres à chaque structure. Ces logiciels ne remplaceront pas les conseils avisés d’un professionnels. Il s’agit d’un appui à la tenue comptable avant la vérification effective par un expert.

Marie
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